Mémorandum dé-confinement
Lignes directrices pour les semaines à venir
Ce 24 avril 2020, un premier plan fédéral de dé-confinement était dévoilé pour la Belgique. La construction et la justice ne sont pas expressément mentionnées dans ce plan. Le présent document émis à destination des membres du Collège des Experts Architectes de Belgique, tant experts judiciaires qu’experts privés, énonce des lignes directrices qu’il conviendra que chacun de ses experts adapte au cas par cas.
L'organigramme est disponible en pièce jointe en fin de Mémorandum
Avant de fixer une réunion, il convient d’analyser le contexte et le lieu dans lequel la réunion
devrait se tenir afin de vérifier si les critères de sécurité, émis par le SPF Santé publique, peuvent être respectés. Ces règles et directives s’appliqueront différemment que la réunion soit prévue à l'extérieur (chantier) ou dans un intérieur (salle de réunion, habitation).
L’expert veillera à avertir les parties, lors de la prise de convenances, que si une des parties se considère comme personne(s) à risque (selon le SPF Santé publique, il s’agit des personnes âgées de plus de 65 ans, des personnes diabétiques, présentant des maladies cardiaques, pulmonaires ou rénales et des personnes dont le système immunitaire est affaibli), cette partie s’organisera pour se faire valablement représenter si elle estime que sa présence représente un risque. L’objectif étant d’éviter des blocages de l’une ou l’autre partie et de favoriser le bon déroulement de l’expertise.
À ce jour et jusqu’au 18 mai 2020 au plus tôt, il est conseillé d’opter pour d’autres modes de communication que les réunions « physiques » sauf en cas d’urgence ou d’aggravation conséquente d’un dommage si ladite réunion ne peut se tenir à brève échéance. À partir de cette date, le Conseil National de sécurité évoque « la possibilité d’autoriser les réunions privées à domicile » et « celle de permettre à plus de deux personnes de pratiquer une activité en extérieur ». Il conviendra de veiller dans les jours et semaines à venir, à vérifier si les réunions d’expertises entrent dans ces catégories, si elles sont assimilables aux regroupements de personnes dans les lieux publics ou à d’autres catégories.
Dans tous les cas, il convient de limiter au maximum le temps passé sur place et de régler préalablement par courriers, courriels ou vidéoconférences tous les points qui pourraient être traités à distance. Par exemple, tous les points administratifs d’une première réunion d’expertise, ainsi que l’exposé des faits, peuvent faire l’objet d’accord préalablement à la visite des lieux par courriel ou par vidéoconférence.
Il convient également de limiter le nombre de participants au maximum à un avocat, un conseil technique et un représentant par partie. L’expert demandera également dans son courrier de convocation aux participants de veiller à vérifier qu’ils ne présentent aucun des symptômes liés à l’apparition du COVID-19 (fièvre, toux, gêne respiratoire ou perte brutale de l’odorat) dans les jours et heures qui précèdent la réunion, en rappelant que cela ressort de la responsabilité individuelle de chacun.
Actuellement, choisir un lieu de réunion ne sera pas évident : certains Tribunaux ont reçu comme directives de ne plus mettre de salle de réunion à disposition avant septembre 2020. N’hésitez pas à partager vos adresses aux autres membres via l’adresse info@cneab.be.
Si tous les critères de sécurité et les éléments définis ci-dessus sont rencontrés qu’ils ont obtenu l’accord de toutes les parties, lors de la réunion, il conviendra de respecter les éléments repris ci-après.
1. Distance physique et capacité d’accueil (surface disponible)
Pour mémoire, le SPF Santé publique a confirmé ce 27 avril 2020 que le port des masques ne remplace pas les gestes barrières « Le port du masque complète les autres gestes de protection, il ne les remplace pas ». Dans la foulée, le SPF a poursuivi « Continuez à vous laver les mains, à respecter les distances physiques, à rester chez vous lorsque vous êtes malades et à limiter vos contacts ».
Garantir la distance physique est donc la priorité. Pour une réunion de type conciliation, ou toute autre réunion qui nécessite une phase arrêtée durant laquelle les participants sont statiques, il est proposé de calquer les directives sur celles applicables aux écoles : minimum 4 m2 par participant et 8 m2 pour l’expert avec un maximum de 12 à 13 participants.
Dans bon nombre de locaux, l’encombrement et la disposition du mobilier peuvent altérer significativement la possibilité de se tenir à une distance adéquate les uns des autres. Il faudra en tenir compte.
À défaut de connaître les lieux et d’être certain du caractère effectif de la superficie du local retenu, une marge de sécurité lors de la prise de décision est souhaitable par mesure de précaution.
2. Masques et gants
En cohérence avec la communication du SPF Santé publique, le port des masques devrait réduire le risque de transmission virale, à ces multiples moments où au cours d’une réunion, la distance minimale est « court-circuitée » par exemple, lors d'un déplacement de personnes. Le port du masque est à imposer par l’expert organisant la réunion.
Le port des gants peut être complémentairement conseillé ou imposé selon les travaux d’expertise à réaliser.
À défaut d’être équipée selon les modalités définies dans le courrier de convocation à la réunion, la personne concernée se verra refuser l’accès et, ayant été valablement convoquée, la réunion lui sera opposable.
3. Gel hydroalcoolique
Il est conseillé à l’expert organisant une réunion de se munir de son gel hydroalcoolique ou de son savon sec. De nombreux sites de fournitures de bureau permettent de s’en procurer à des prix abordables. Celui-ci sera utilisé à une fréquence dépendant du type de réunion et des actions qui y seront menées.
Outre la mesure de précaution sanitaire, partager avec les participants son gel hydroalcoolique à l’entrée d’une réunion peut être une manière de créer un climat propice (installation, constats, et aussi conciliation, médiation). Sur le plan sanitaire, proposer de le partager à la sortie est évidemment souhaitable.
4. Ventilation des lieux
Sans prétention sur le plan scientifique, la bonne ventilation des lieux est un paramètre à prendre en considération lors du choix du lieu de réunion. Tenir une réunion à l'intérieur implique que le local soit ventilé durant toute la durée de la réunion, si possible avec de l’air frais (porte ou fenêtre ouverte), sans créer de courant d’air excessif. Une porte extérieure ouverte ou une fenêtre peut être une manière de ne pas banaliser le contexte de la réunion, une manière de rappeler en permanence aux participants qu’il y a lieu d’être attentif aux gestes barrières.
L’idéal est que le local soit désinfecté avant et après la réunion ou non occupé 24h après la réunion. Toutefois, cet élément est optionnel, car difficile à gérer pour l’expert.
5. Accessibilité des lieux - logement privé loué
Si la réunion doit se tenir une réunion dans un bien occupé, l’expert obtiendra au préalable l’accord des occupants. À défaut, l’expert ne peut imposer la réunion dans le contexte actuel. Ce type de réunion ne semble, à ce jour, pas pouvoir se tenir avant le 18 mai 2020.
6. Généralités
Il est conseillé que l’expert obtienne l’accord écrit de toutes les parties de participer volontairement à la réunion et en connaissance de cause.
L’expert rappellera dans sa convocation que les parties doivent être équipées tel que prévu pour pouvoir participer à la réunion et qu’à défaut, la réunion lui sera opposable.
7. Délais
Nous vous rappelons la note rédigée par Maître FRANCIS et publiée sur notre site à cet égard, ainsi que d’autres documents présents sur les news du site.
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À ce stade de démarrage de dé-confinement, il ne semble pas utile de vouloir forcer les choses et être plus juste que la justice qui a, dans la plupart des juridictions, suspendu ses audiences physiques.Il appartiendra à chacun au vu de l’analyse du contexte, des participants, des lieux et des travaux d’expertise à mener, à adopter les directives qu’il estime justifiées.
Il s'agit d'une suggestion de méthodologie imaginée en fonction des informations récoltées et reçues à ce jour.
Étant donné que le calendrier de dé-(confinement) émis par le SPF est provisoire et susceptible de changements, le Collège des Experts Architectes de Belgique adaptera ce document dès que d’autres informations lui parviendront des Greffes, Cours et Tribunaux.
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Ce document est susceptible de mise à jour. Revenez nous consulter!
