« Le conseil d’administration peut établir un règlement d’ordre intérieur qui est soumis à l’assemblée générale. Ce règlement est destiné à préciser les divers points non prévus par les statuts, notamment ceux ayant trait à l’administration interne de l’ASBL ou aux recours introduits auprès de la Commission nationale par un candidat non admis par le conseil d’administration ou un membre exclu par l’assemblée générale. »
Sur base de cet article, l’Assemblée générale extraordinaire du 19 février 2016 a procédé à la création du règlement d’ordre intérieur de l’ASBL Collège des Experts Architectes de Belgique. Cette première version du règlement d’ordre intérieur a été introduite pour répondre aux points demandant des précisions dans les statuts. Il est destiné à évoluer au fur et à mesure de sa mise en place.
1. Articles d’ordre général
Article 1.1 : Champs d’application
Ce règlement d’ordre intérieur (ROI) est applicable aux membres de l’ASBL Collège des Experts Architectes de Belgique pour eux et pour leurs ayants droit. Il ne pourra être modifié que par l’assemblée générale à la majorité simple des voix présentes ou représentées selon les modalités définies par les statuts en vigueur.
Article 1.2 : Procès-verbaux de modification
Les modifications au règlement d’ordre intérieur doivent figurer à leur date au livre des procès-verbaux d’assemblées générales.
Article 1.3 : Modalité pour modifier le règlement d’ordre intérieur
Le règlement d’ordre intérieur ne peut être modifié que lors d’une assemblée générale. Le projet de règlement d’ordre intérieur coordonné sera envoyé aux membres de l’ASBL Collège des Experts Architectes de Belgique conjointement à la convocation à l’assemblée générale comme repris au point 31 des statuts.
Article 1.4 : Hiérarchie des documents
Le règlement d’ordre intérieur a primauté sur le texte des statuts. En cas de contradiction entre les statuts et le règlement d’ordre intérieur, c’est le règlement d’ordre intérieur qui s’applique.
2. Articles précisant les statuts
Article 2.1 : Autres catégories de membres que celles prévues aux statuts
EN RELATION AVEC L’ARTICLE 8 DES STATUTS : Membres admissibles
« Le conseil d’administration peut, sous les conditions à déterminer par lui-même, créer d’autres catégories de membres. Leurs droits et devoirs sont mentionnés dans le règlement d’ordre intérieur ».
Le règlement d’ordre intérieur ne prévoit actuellement pas de catégories complémentaires de membres.
Article 2.2 : Parrainage des nouveaux membres
EN RELATION AVEC L’ARTICLE 10 : Demande d’admission et recours
« Les modalités de parrainage des nouveaux membres sont définies par le règlement d’ordre intérieur. »
Chaque nouveau membre doit faire l’objet d’un parrainage par deux membres effectifs du Collège. Ces parrains s’engagent à être des référents, dans la limite de leur disponibilité, pour les questions que ce membre se poserait durant leurs deux premières années d’inscriptions.
À la demande du conseil d’administration, un membre effectif ne peut refuser de parrainer un nouveau membre, s’il n’en parraine encore aucun.
Article 2.3 : Démission des membres et suspension
EN RELATION AVEC L’ARTICLE 13 : Démission des membres et suspension
« Le membre dont l’exclusion est demandée par le conseil d’administration doit être informé des griefs qui lui sont reprochés selon les modalités prévues par le règlement d’ordre intérieur et entendu par la commission d’agréation et l’assemblée générale. »
Le règlement d’ordre intérieur ne prévoit actuellement rien de plus que ce qui est prévu aux statuts à ce sujet.
Article 2 .4 : Mode de rémunération des administrateurs dans le cadre de leur mandat
EN RELATION AVEC L’ARTICLE 17 : Mode de nomination et rémunération des administrateurs
« Les mandats des administrateurs, membres du comité d’agréation et des chargés de mission, sont défrayés selon les modalités décidées par le conseil d’administration, dans les limites du budget voté par l’assemblée générale. Dans ces mêmes limites, les administrateurs ou chargés de mission peuvent être remboursés des frais qu’ils ont avancés dans le cadre de l’exécution de leur mandat. »
Le budget destiné à la rémunération des administrateurs et membres du comité d’agréation est voté à l’assemblée générale. Le conseil d’administration décide en son sein du mode de répartition de ce montant.
Article 2.5 : Mode de rémunération des administrateurs dans le cadre d’activités organisées par l’ASBL
EN RELATION AVEC L’ARTICLE 17 : Mode de nomination et rémunération des administrateurs
Le conseil d’administration peut définir une solution qui lui semble opportune pour rémunérer l’organisation des activités organisées par l’ASBL dans la limite des budgets définis par l’assemblée générale.
Article 2 .6 : Remboursement des frais dans le cadre de mandat
EN RELATION AVEC L’ARTICLE 17 : Mode de nomination et rémunération des administrateurs
Frais de transport
Les administrateurs participants à des commissions ou réunions avec d’autres associations professionnelles ou des comités techniques peuvent être remboursés de leur frais de transport à raison de 0,50 €/km Htva en prenant en compte comme maximum remboursable la distance entre le bureau professionnel de l’administrateur et le lieu de ladite réunion, pour autant que la représentation à cette réunion fasse l’objet d’un mandat acté en procès-verbal du conseil d’administration.
Le budget devra être préalablement validé par un Conseil d’Administration ou par le Trésorier et au moins un autre membre du conseil d’administration autre que celui réclamant les frais de copie.
Frais de copie pour le compte d’une activité
Les administrateurs participants devant réaliser des copies de documents pour une assemblée générale ou une quelconque activité du Collège des Experts Architectes de Belgique peuvent se faire rembourser les A4 : couleur 0.089€/p, n&b 0,02€/p Htva.
A3 : couleur 0,174€/p, n&b 0.036€/p Htva.
Article 2.7 : Concordances des listes de membres
EN RELATION AVEC L’ARTICLE 19 : Compétences des administrateurs
En complément des missions définies par les statuts, un administrateur à définir par le conseil d’administration veillera trimestriellement à la concordance entre la liste des membres tenues sur le site web et la liste établie par l’administrateur chargé de la gestion des membres.
Article 2.8 : Convocation du conseil d’administration
ARTICLE 20 : Convocation du conseil d’administration et tenue des réunions
- 5 jours ouvrables avant ledit conseil, les points à mettre à l’ordre du jour d’un conseil d’administration sont à envoyer par courriel au secrétaire, sauf cas d’extrême urgence où le délai peut être plus court ;
- 4 jours ouvrables avant ledit conseil, le/la secrétaire demande par courriel au président et au vice-président de recevoir l’ordre du jour et transmet en annexe les éventuelles propositions de points/sujets à ajouter qu’elle a reçu de la part des autres membres du conseil d’administration;
- 3 jours ouvrables avant ledit conseil, après concertation, l’ordre du jour est fixé par le président et vice-président et sera transmis par mail à le/la secrétaire avant le soir ;
- 3 jours ouvrables avant ledit conseil, le/la secrétaire diffusera par mail aux membres du conseil d’administration le rappel de la réunion (date - heure – lieu) ainsi que l’ordre du jour.
La convocation s’effectue par courriel ou par courrier.
Article 2.9 : Décision de l’assemblée générale
EN RELATION AVEC L’ARTICLE 34 : Mode décisionnel
« Les décisions de l’assemblée générale peuvent être prises par consentement des membres exprimé par écrit selon les modalités décrites dans un règlement d’ordre intérieur. »
Par majorité simple telle que mentionnée, notamment, à l’article 34 des statuts, on entend une majorité qui se compose de la moitié des voix, plus une. Les votes nuls, blancs et abstentions ne sont pas soustraits pour fixer le nombre de voix à considérer (ils comptent comme des votes négatifs).
Ce principe de prise en compte des votes nuls, blancs et abstentions est également d’application pour tous les articles des statuts ou du règlement d’ordre intérieur traitant de décision par votes, quel que soit le quorum à atteindre.
3. Articles complémentaires
Article 3.1 : Préparation des conseils d’administration
Chaque administrateur doit s’assurer qu’il reçoit une information suffisante et en temps utile pour que le conseil puisse valablement délibérer.
L’administrateur consacre à la préparation des séances du conseil le temps nécessaire à l’examen des informations et des documents qui lui ont été adressés et demande des compléments d’information et des documents chaque fois qu’il le juge approprié. Il s’engage à participer activement aux travaux du conseil.
Article 3.2 : Rôle du président et des membres du conseil d’administration
Outre les tâches qui lui sont définies à l’article 6 des statuts, le Président dirige les travaux du conseil et s’efforce que les administrateurs parviennent à un consensus tout en discutant de manière critique et constructive les points à l’ordre du jour.
Il prend les mesures nécessaires pour développer un climat de confiance au sein du conseil d’administration en contribuant à des discussions ouvertes, à l’expression constructive des divergences de vues et à l’adhésion aux décisions prises par le conseil d’administration. Il établit l’ordre du jour des réunions et veille à ce que les procédures relatives à la préparation, aux délibérations, aux prises de décisions et à leur mise en œuvre soient appliquées correctement.
Chaque membre du conseil d’administration agit dans cette même vision d’avancement positif au sein du conseil et de services à rendre aux membres de l’association.
Les administrateurs s’engagent à ne pas critiquer négativement un autre administrateur absent lors d’un conseil.
Article 3.3 : Fréquence et lieu des réunions
Le conseil d’administration se réunit au moins trois (3) fois par an et autant de fois que nécessaire avec le maximum légal autorisé, en principe au siège social ou, exceptionnellement, à tout autre endroit précisé dans les convocations.
Article 3.4 : Formation continue et attribution annuelle des points formation
L’expert judiciaire inscrit au Registre National est soumis à
une obligation de formation continue dans son domaine et dans le
domaine juridique. Les membres effectifs judiciaires du CEAB s’engagent à
s’y conformer.
Cette obligation de formation continue est de 20
heures par an, traduites en points à raison d’un point par heure avec
report des points excédentaires sur l’année suivante.Le membre est
responsable du suivi de sa formation continue. Il doit déclarer avant le
31 janvier de chaque année, sur l’intranet du CEAB, les conditions dans
lesquelles il a satisfait à son obligation pour l’année écoulée, en
joignant l’intégralité des attestations de présence remises par les
organismes de formation et il peut, de la même manière, justifier des
formations complémentaires qu'il aurait suivies.
Les autres
membres effectifs ou stagiaires qui satisfont aux mêmes conditions font
également l’objet d’une mention spéciale dans l’annuaire électronique ou
papier s’il en est.
Le Conseil d’Administration reçoit les
déclarations et en assure le contrôle. Il attribue les points formation
et établit les attestations requises. Ces tâches peuvent être
déléguées au comité d’agréation."
Les points sont attribués comme suit :
- 1 point pour la participation à l’AG du Collège ou à un voyage professionnel organisé par celui-ci.
- 3 points par demi-journée de formation (2 à 4 heures)
- 5 points par journée complète (5 heures et plus) dispensée au sein ou à l’extérieur du Collège,
- 1 à 5 points par page d’article technique dont la publication est reconnue par le comité d’agréation
être transmises au Collège au plus tard 8 jours ouvrables avant la tenue de l’assemblée générale annuelle.
Au-delà des sept points minimum requis par an, le reliquat est reporté sur l’année suivante, avec cependant un maximum de sept point
Article 3.5 : Groupes de travail
Le Conseil d’Administration met en place des groupes de travail en fonction des besoins et des demandes des membres de l’association. Il s’agit de lieux de préparation de positionnement, de partage d’expériences et d’implication de membres.
Un coordinateur est élu au sein de chaque groupe de travail. Ce coordinateur, ou son représentant s’il est empêché, rapporte l’état d’avancement de ce groupe lors des conseils d’administration et veille au respect du planning fixé pour et par ce groupe de travail.
